الفارس لتنسيق الحفلات : يوليو 2017 يوليو 2017 | الفارس لتنسيق الحفلات يوليو 2017 - الفارس لتنسيق الحفلات

عن الموقع

الاثنين، 10 يوليو 2017

كيف تقوم بعملية تخطيط و تنظيم حفل أو حدث ما ؟

كيف تقوم بعملية تخطيط و تنظيم حفل أو حدث ما ؟

حتى لو كانت هذه هي أول مرة تقوم فيها بتخطيط وتنظيم حفل ، لا داعي للقلق أبداً فقط إقرأ خطوات تخطيط وتنظيم حفل أو حدث ما بعناية وسنخبرك بدقة بما يجب عليك فعله


الاستعداد لحضور حدث أو حفل ما من الأشياء التي يُمكن أن تُسبب توتر شديد للبعض، فما بالك لو كنت من سينظمه! بالتأكيد سيكون تخطيط و تنظيم حفل أو حدث مامن أكثر الأشياء الموترة في حياتك، خاصة أن كل شيء سيكون على عاتقك وأنت وحدك من سيتحمل النتيجة، لو لم تستعد وتخطط لكل شيء قبل الموعد بوقت كافي لن تكون النتائج مرضية بالتأكيد، لذلك لابد أن تضع خطة واضحة المعالم كي تتمكن من إعداد كل شيء في الوقت المناسب، عادة يكون الأمر بسيطاً لمن لديه خبرة جيدة في التنظيم، لكن حتى لو كانت هذه هي أول مرة تقوم فيها بتخطيط و تنظيم حفل ما ، لا داعي للقلق أبداً، فقط إقرأ المقال التالي بعناية وسنخبرك بدقة بما يجب عليك فعله.

خطوات تخطيط و تنظيم حفل أو حدث ما :

 حدد الغرض الذي تسعى لتحقيقه لو أردت أن يخرج الاحتفال أو الحدث الذي تنظمه بأبهى صورة ممكنة فيجب أولاً أن تحدد غرضه بوضوح، هل هو مؤتمر لنشر فكرة معينة ؟ أو احتفال خاص بمدرستك مثلاً؟ أم أنه حفل زواج صديقك المقرب أو احد أفراد عائلتك؟ رغم أن خطوات التنظيم واحدة تقريباً، لكن الطابع الذي يتخذه كل حدث يختلف تماماً عن الآخر في كل شيء تقريباً، بداية من طريقة الدعوى وحتى الزينة التي تُزين المكان، لذلك ضع سبب تنظيمك للحفل أمام عينيك حتى تظل على الطريق الصحيح. ما الذي تُريد تحقيقه من هذا الاحتفال؟ تحديد الهدف الذي تسعى لتحقيقه من هذا الاحتفال هام جداً، ويختلف تماماً عن غرضه بالتأكيد، فهل ترغب مثلاً في جذب عشر متطوعين للعمل في حزب أو جمعية ما؟ أو ترغب في جمع بعض التبرعات لصالح مشفى أو نشاط خيري؟ وما هو المبلغ الذي تسعى لتحقيقه؟ أم أنك تُريد أن تُظهر مهارتك في التنظيم وتُبهر الحضور ؟ يجب أن تضع على الأقل هدف أو اثنين أمام عينيك لتعرف كيف ستقدم الحفل وتنظمه.

ابحث عن الفريق المناسب 

لنكن واقعين قليلاً، لا أحد يُمكنه تنظيم حفل أو حدث بأكمله دون أي مساعدة مهما كان ماهراً، لابد من تقسيم المهام بينك وبين بعض الأشخاص الآخرين كي تُنجز كل شيء في وقته بطريقة صحيحة، لكن يجب أن تجد الفريق المناسب كي يُساعدك على إتمام عملك في الوقت المناسب، ببساطة إبحث عن أشخاص تثق بهم، أما إن كنت تُنظم حفل لشركة ما مثلاً فوظف بعض الأشخاص أفضل كي يكونوا أكثر احترافية، أيضاً يجب أن تكون واضحاً قدر الإمكان في شرح تطلعاتك وما تسعى إليه وفي تقسيم المهام عليهم. ضع ميزانية محددة قبل أن تبدأ في عمل الحجوزات وشراء الأشياء اللازمة للحفل، ضع أولاً الميزانية التي ستعمل على أساسها، حتى لا تشتري أشياء على حساب أخرى أو تصرف أكثر من النقود المتاحة وما إلى ذلك، أيضاً يجب أن تُحدد نصيب كل جزء وتضع له ميزانية خاصة، فالطعام يجب أن ينفصل عن الزينة وما إلى ذلك كي لا يطغى أي جزء على الآخر.

ضع ميزانية محددة

 قبل أن تبدأ في عمل الحجوزات وشراء الأشياء اللازمة للحفل، ضع أولاً الميزانية التي ستعمل على أساسها، حتى لا تشتري أشياء على حساب أخرى أو تصرف أكثر من النقود المتاحة وما إلى ذلك، أيضاً يجب أن تُحدد نصيب كل جزء وتضع له ميزانية خاصة، فالطعام يجب أن ينفصل عن الزينة وما إلى ذلك كي لا يطغى أي جزء على الآخر.

حدد الوقت والمكان

 أول وأهم خطوة نحو تنظيم حفل ناجح هي تحديد المكان والموعد المناسب، فيجب أن تختار توقيت يُناسب الطبقة التي تستهدفها وترغب في استقطابها للحفل، أيضاً يجب أن يكون المكان مناسب وقريب منهم قدر الإمكان، والأهم أن يُناسب ميزانيتك، إن كنت تنوي تنظيم ندوة تعريفية بفكرة ما وترغب في استقطاب أكبر عدد ممكن من الطلبة مثلاً فاجعل موعد الحفل في عطلة نهاية الأسبوع وفي وقت المساء، أما إن كنت ترغب في دعوة بعض ربات البيوت كتوعية ضد سلوك تربوي معين فيجب أن تكون الدعوة أثناء النهار وفي أقرب مكان ممكن إلى منازلهم، مع مكان مخصص للعناية بالأطفال طوال فترة الندوة وهكذا.

لا تتجاهل أي تفاصيل مهما كانت بسيطة 

يجب أن تُخطط لكل شيء قدر الإمكان كي لا تضع نفسك في أي موقف مُحرج، على سبيل المثال هل يوجد مكان كافي لركن السيارات؟ وماذا عن الأشخاص المُقعدين هل سيتمكنون من حضور الحفل ببساطة؟ أيضاً هل سيتسع المكان لكافة الحضور؟ وماذا عن الطعام والشراب؟ هل يجب أن تدعو بعض الشخصيات العامة؟ وكيف يُمكن فعل هذا؟ كل هذه الأشياء وأكثر تحتاج لبراعة في التخطيط، لذلك استرخي قليلاً وحاول أن تنظر للأمر من كافة الجوانب كي تكون مستعد لأي شيء قدر يطرأ.

كيف ستدعو الحضور للحفل! 

هناك أكثر من وسيلة للدعاية لكن الوسائل المناسبة تعتمد على نوع الحفل، لو كنت تُخطط لحفل شخصي فيجب أن تتواصل شخصياً مع من ترغب في دعوتهم، كما يُمكن عمل بطاقات للدعوة، أما إن كنت تُخطط لحفل مدرسي مثلاً فيجب أن تقوم بالتنويه في الإذاعة المدرسية أو طباعة إعلانات خاصة للحفل، وما إلى ذلك الأهم هو اختيار الوسيلة الصحيحة التي ستصل للحضور مباشرة.

اكتب كل شيء

 لا تتجاهل هذه الخطوة مهما حدث، فقد يبدو الأمر بسيطاً في هذه المرحلة، لكن بعد البدء في اخذ خطوات فعلية ستعرف قيمتها، ضع تفاصيل واضحة لكل خطوة وكيف ومن أين ستحصل على الأشياء المطلوبة ومهامك ومهام كل شخص في الفريق ومتى يجب الانتهاء من كل خطوة، حتى لا يمر الوقت وتجد نفسك تائهاً دون إنجاز أي شيء يخص تنظيم حفل اردته .



الثلاثاء، 4 يوليو 2017

أفكار حفلات تخرج

أفكار حفلات تخرج

كلّ منّا ينتظر اليوم الذي سيحصل فيه على الشهادة الدراسيّة خاصةً فى المراحل التعليميّة التي تعد الأكثر عبئاً في الدّراسة مثل المرحلة الثانويّة أوالمرحلة الجامعيّة. أو أي مرحلة عمريّة من حياتنا نود أن ننهيها بكل نجاح وتفوّق. ومن هنا كلّنا نريد أن نكلّل مجهودنا ونجاحنا بعمل حفلة التخرّج التي كثيراً ما نحتار فى التّجهيز لها. لذلك أحببت أن أقدّم لكم بعض الأفكار التي تساعدك فى عمل حفلة تخرّج تبقى لك ذكرى مدى الحياة.


1.كروت الدّعوة: 

تعد كروت الدّعوة هي الخطوة الأولى والهامّة التي تدعوا بها أقاربك وجيرانك ومن تريدهم لحضور حفلة تخرّجك. لابد أن تحتوي الدّعوة كلمات ترحيب مثل ( يسعدنا ويشرّفنا دعوتكم لحضور حفل تخرّج..) ثم يأتي بعدها اسم المتخرّج وسنة التخرّج والشّهادة التي حصلت عليها واسم الشّخص المدعو، والميعاد والمكان الذي سيقام فيه الحفل. لابد أن تعلم عزيزي أنّ الدّعوات لابد أن توزّع بثلاثة أيّام أو يومين على الأقل قبل عمل الحفلة حتى يستعد المدعو لحضور حفلتك.

 2.مكان الحفل:

إذا قمت بعمل الحفلة داخل منزلك فقم بتزيين المنزل بنفسك بشكل جميل بأوراق الزّينة والبالونات تعبيراً عن فرحتك بالمناسبة لكن تكون بشكل بسيط من الممكن أن تكون هذه الزينة أيضاً على شكل ملصقات على الحوائط مكتوب عليها الشّهادة التي حصلت عليها وسنة التخرّج. أمّا إذا كانت الحفل مقامة من قبل الجامعة فى نادي أو قاعة حفلات فالزينة قد تكون على الأشخاص القائمين على المكان. أيضاً بالنّسبة للطعام المقدّم للمدعوّين إذا كانت الحفلة فى منزلك ستكون أنت المسؤال عن نوعيّة الأطعمة المقدّمة للمدعويين أمّا إذا كانت الحفلة من قبل الجامعة فليس عليك أي مسؤوليّة من جهة الطّعام.

3.يوم الحفل:

بالطّبع لابد من ارتداء ملابس جميلة وأنيقة. أمّا عن شكل الحفل فأي حفل سواء في المنزل أو في الجامعة قد تبدأ بتلاوة الآيات القرآنيّة ثم يأتي بعد ذلك كلمة رئيس الجامعة وكلمة الطلاب المتخرّجين. وفقرات الحفل المختلفة ثم يليها تكريم الطلاب الخريجين التي قد تكون من أسعد اللّحظات التي يتمنّاها كل طالب.

4.الصور التذكارية:

 كلّنا نسعد فى هذا اليوم الرّائع لذلك لابد من أخذ صور تذكاريّة أثناء التّكريم أو مع الأصدقاء والزّملاء الذين قد يكونوا ذكرى جميلة فى حياتنا.

5.دفتر توقيع:

 إذا كانت الحفلة فى البيت فمن الجميل أن تضعي دفتر توقيع يكتب لكي كل من يحضر الحفل كلمة تذكاريّة جميلة وتهنئة تذكّرك بهذا اليوم الجميل. وختاماً، أتمنّى لك عزيزي حفل تخرج رائع ولا ينسى، بل تحفظه ذاكرتك ويحفظه لك التاريخ لدى كل من كان معك في حفل التخرج.

هل أنت معحب بأعمالنا وخدماتنا?
احصل علي أخر تحديثاتنا !